Alle aziende non è concessa la geolocalizzazione dei dipendenti in smart working. In tal senso, con provvedimento numero 135 del 2025, si è espresso il Garante privacy che, dopo un’approfondita indagine avviata in seguito al reclamo presentato da una lavoratrice, ha fissato una sanzione pari a 50mila euro ad un’azienda che rilevava la posizione geografica di circa 100 lavoratori dipendenti durante l’attività lavorativa svolta, appunto, in modalità agile.
Il monitoraggio avveniva (anche) sulla base di specifici controlli mirati e ‘a campione’: il lavoratore ‘individuato’ veniva contattato telefonicamente, nelle fasce orarie di reperibilità, da parte di un ufficio aziendale preposto a tali controlli e veniva invitato ad effettuare una doppia timbratura (una in entrata e una in uscita) mediante ‘Time Relax’ – un app aziendale installata a seguito di accordo sindacale – al fine di registrarne la localizzazione. Successivamente, il dipendente sottoposto a controllo veniva invitato a dichiarare via e-mail il luogo esatto in cui si trovava al momento dell’effettuazione delle timbrature. Questo sistema aveva l’obiettivo di verificare la corrispondenza tra il luogo di lavoro indicato dal dipendente nell’accordo di smart working rispetto al luogo dichiarato nell’e-mail e che risultava nell’app aziendale. Eventuali discordanze e/o informazioni ricavate da tali controlli sono poi state utilizzate come base per l’avvio di specifici procedimenti disciplinari, dai quali sono scaturite relative sanzioni. Tutto ciò, in assenza di un’adeguata informativa.
Geolocalizzazione dello smart working
È doveroso a questo punto ricordare che vi sono regole stringenti a disciplina del controllo a distanza dei lavoratori che si intrecciano tra diritto del lavoro e privacy. Infatti, è ammesso l’utilizzo di strumenti dai quali possa derivare un controllo a distanza dell’attività dei lavoratori esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro e tutela del patrimonio aziendale, previa sottoscrizione di un accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro. Tali regole non si applicano agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.
Tutte le informazioni raccolte mediante i sistemi di cui sopra sono utilizzabili (ad esempio, a fini disciplinari) soltanto a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto della normativa sulla privacy. Come ricordato dal Garante, “l’intersezione normativa tra la disciplina in materia di protezione dei dati personali e quella in materia di controlli a distanza dell’attività lavorativa, sebbene risulti idonea ad assicurare una tutela rafforzata del lavoratore, in quanto interessato vulnerabile per effetto dell’asimmetria del rapporto contrattuale con il datore di lavoro, evidenzia la complementarietà tra due corpi normativi che restano, tuttavia, tra loro autonomi e distinti“.
Ne deriva, quindi, che il datore di lavoro, titolare del trattamento, oltre alla normativa di settore applicabile, deve sempre rispettare i principi di protezione dei dati personali. In tal senso, pur essendo una condizione necessaria, non è detto che la presenza di un accordo sindacale (per l’utilizzo di un determinato sistema che comporti il controllo o il trattamento di dati dei lavoratori), ne assicuri anche la liceità del trattamento dei dati e il rispetto dei principi di protezione dei dati personali. Dal provvedimento in commento, infatti, emerge come i controlli fossero solo preordinati alla verifica dell’osservanza da parte dei lavoratori degli obblighi previsti dall’accordo di smart working con riguardo alla sede dello svolgimento dell’attività lavorativa.
