Come creare un Drive condiviso

Devi condividere uno o più documenti con i tuoi colleghi di lavoro e, per riuscirci, hai pensato di rivolgerti a Google Drive: il noto servizio di cloud storage del colosso di Mountain View che offre 15GB di spazio gratuito (con opzioni a pagamento per espanderlo) ed è disponibile per tutte le principali piattaforme, sia desktop che mobile. Che dire? Hai avuto un’ottima idea!

Se stai leggendo questa guida, però, mi sembra di capire che tu abbia qualche difficoltà nel portare a termine l’operazione che hai in mente. In tal caso, non preoccuparti: se vuoi, posso spiegarti io come creare un Drive condiviso illustrandoti sia come creare uno spazio di archiviazione online condiviso su Google Drive che come creare un singolo documento condiviso.

Sei pronto per iniziare? Sì? Benissimo! Allora mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo di cui hai bisogno per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi e, cosa ancora più importante, cerca di attuare le “dritte” che ti darò. A me non resta altro da fare, se non augurarti buona lettura e buon lavoro!

Indice

Come creare un Google Drive condiviso

Per prima cosa, vediamo come creare un Google Drive condiviso, quindi come creare una cartella sul servizio di cloud storage in questione e come condividerla con altri utenti (anche coloro che non hanno un account Google). Si può fare sia da PC che da smartphone e tablet. Chiaramente, tutti i file che inserirai all’interno della cartella condivisa saranno accessibili agli utenti a cui è consentito visualizzare e/o modificare quest’ultima.

Da PC

Se vuoi creare un Drive condiviso agendo da PC, devi accedere a Google Drive dalla sua pagina principale, creare la cartella di tuo interesse e condividerla con altri utenti, tramite l’apposita funzione offerta dal servizio.

Per prima cosa, dunque, accedi a Google Drive dalla sua pagina principale, fai clic sul pulsante (+) Nuovo (in alto a sinistra) e seleziona la voce Cartella nel menu apertosi. Nel riquadro Nuova cartella che è comparso a schermo, digita il nome che intendi assegnare alla cartella, avvalendoti dell’apposito campo di testo, e clicca sul bottone Crea.

In questo modo, la cartella che hai creato figurerà nella sezione Cartelle di Google Drive. Per condividerla, fai clic destro sul suo nome, clicca sulla voce Condividi presente nel menu contestuale e, nel riquadro che si apre, specifica il nome o l’indirizzo email delle persone con cui condividere la cartella, avvalendoti del campo di testo Aggiungi persone e gruppi.

Tramite il menu posto sulla sinistra nel riquadro, puoi decidere se permettere agli utenti con cui hai scelto di condividere la cartella di visualizzarla senza apportare modifiche alla stessa o di concedere loro il permesso di modificarla, selezionando rispettivamente le voci Visualizzatore o Editor.

Quando sei pronto per farlo, inoltra poi l’invito di condivisione della cartella, cliccando sul pulsante azzurro Invia presente sempre nel riquadro apertosi poc’anzi.

Hai bisogno di condividere una cartella creata su Google Drive con utenti che non hanno creato un account Google? È possibile fare anche questo. Per riuscirci, dopo aver fatto clic destro sul nome della cartella di tuo interesse, seleziona la voce Ottieni link condivisibile dal menu contestuale.

Nel riquadro che si apre, seleziona poi la voce Chiunque abbia il link (se necessario), fai clic sulla dicitura Copia link presente nel menu situato sulla destra e condividi il collegamento alla cartella condivisa con chiunque tu voglia (ad esempio incollandolo in una chat di gruppo, una email, etc.).

Se hai un account Google business, ti segnalo la possibilità di creare dei veri e propri Drive condivisi, cioè degli spazi online interamente condivisi su Google Drive, sfruttando un’apposita funzione disponibile per i clienti G Suite Enterprise, Enterprise for Education, G Suite Essentials, Business, Education e G Suite per il non profit.

La funzione in oggetto permette di accedere ai file, archiviarli e cercarli con un team. Dal momento che i file appartengono al team (e non ai singoli utenti), se qualcuno lascia il team, i file rimangono disponibili per tutti gli altri membri del gruppo di lavoro. Maggiori info qui.

Da smartphone e tablet

Se preferisci agire da smartphone e tablet, tutto ciò che devi fare è avviare la creazione di una nuova cartella dall’app di Drive, richiamare l’apposita funzione di condivisione e scegliere con chi condividere la cartella e in che modo.

Per prima cosa, dunque, accedi a Google Drive dall’app ufficiale del servizio per Android o iOS/iPadOS, fai tap sul pulsante (+) situato in basso a destra e seleziona la voce Cartella presente nel menu Crea nuovo. Nel riquadro che ti viene mostrato, digita poi il nome della cartella nell’apposito campo di testo e pigia sulla voce Crea, per proseguire.

Fatto ciò, pigia sull’icona dei tre puntini situata in corrispondenza della cartella di tuo interesse, seleziona la voce Condividi dal menu contestuale e, nel campo di testo Aggiungi persone o gruppi presente nella schermata che si apre, digita i nomi o gli indirizzi email degli utenti con cui hai intenzione di condividere la cartella.

Tramite il menu situato immediatamente sotto i nominativi/indirizzi che deciderai di includere nella condivisione, specifica se vuoi permettere solo la visualizzazione o anche la modifica della cartella, selezionando rispettivamente le voci Visualizzatore o Editor. Quando sei pronto per farlo, invia poi l’invito di condivisione facendo tap sull’icona dell’aeroplanino di carta (in basso a destra).

Se, invece, vuoi condividere la cartella con un link utilizzabile da chiunque, anche da chi non ha un account Google, dopo aver fatto tap sull’icona dei tre puntini (in corrispondenza della cartella di tuo interesse), premi sulla voce Condivisione tramite link disattivata (se non la vedi, evidentemente è già attiva la funzione che permette di condividere la cartella con un link), fai tap sulla voce Copia link e incollalo nella email o nel messaggio da inviare alle persone con le quali intendi condividere la cartella.

Ti ricordo, infine, la possibilità di creare interi Drive condivisi disponibile per gli utenti G Suite Enterprise, Enterprise for Education, G Suite Essentials, Business, Education e G Suite per il non profit. Maggiori info qui.

Come creare un documento condiviso su Drive

Adesso vediamo come creare un documento condiviso su Drive, quindi come condividere un singolo documento anziché un’intera cartella su Google Drive. Anche in questo caso, potrai agire sia da desktop che da mobile.

Da PC

Se vuoi sapere come creare un file condiviso su Drive da PC, devi semplicemente caricare il file di tuo interesse su Google Drive e renderlo condivisibile in modo analogo a quanto visto prima nel capitolo dedicato alle cartelle.

Per prima cosa, dunque, accedi a Google Drive dalla sua pagina principale e, a seconda delle tue necessità, crea un nuovo file o caricane uno dal tuo computer, tramite il pulsante (+) Nuovo posto in alto a sinistra.

Successivamente, fai clic sul nome del file da condividere presente nel riquadro sulla destra, premi quindi sull’icona dei tre puntini collocata in alto a destra, seleziona la voce Condividi dal menu contestuale e digita i nomi o gli indirizzi email degli utenti con i quali hai intenzione di condividere il documento nel campo di testo Aggiungi persone o gruppi.

Scegli, infine, se assegnare a questi ultimi il ruolo di Editor, Visualizzatore o Commentatore, tramite il menu a tendina apposito, e clicca sul pulsante Invia per completare l’operazione.

Se vuoi condividere il documento con persone che non hanno un account Google, invece, ricordati di cliccare sul simbolo della catena nel riquadro apertosi, seleziona (se necessario) la voce Chiunque abbia il link dal menu apposito e fai clic sulla voce Copia link, al fine di copiare il link da incollare nel messaggio da inviare agli utenti ai quali offrire accesso al file condiviso.

Da smartphone e tablet

Se preferisci agire da smartphone e tablet, vale quanto detto nel capitolo su PC. Per procedere, dunque, accedi a Google Drive dall’app ufficiale del servizio per Android o iOS/iPadOS, fai tap sul pulsante (+) situato in basso a destra e, nel menu apertosi, scegli se creare un nuovo documento o caricarne uno già esistente.

Ora, fai tap sull’icona dei tre puntini posta in corrispondenza del file da condividere (se non vedi quest’ultimo, assicurati di trovarti nella sezione Home dell’app) e pigia sulla voce Condividi. Nel campo di testo Aggiungi persone o gruppi, scrivi poi i nomi o gli indirizzi email delle persone con cui vuoi condividere il documento caricato, apri i corrispondenti menu collocati in basso e specifica il ruolo da assegnare a ciascuna di esse (Visualizzatore, Commentatore o Editor). Infine, pigia sul simbolo dell’aeroplanino di carta (in basso a destra) per portare a termine l’operazione.

Qualora volessi condividere il file con un link utilizzabile anche da coloro che non dispongono di un account Google, dopo aver pigiato sull’icona dei tre puntini, fai tap sulla voce Condivisione tramite link disattivata (se non la vedi, la funzione che permette di condividere il file con un link è già attiva), quindi sulla voce Copia link e incolla il link ottenuto nel messaggio da inviare alle persone con cui desideri condividere il documento. Non è stato difficile, vero?