Come fare la posta elettronica certificata

Il tuo datore di lavoro ti ha chiesto di inviargli dei documenti tramite posta elettronica certificata, ma tu sei ancora sprovvisto di una casella email di questo genere e non sai come aprirne una? Vorresti una mano a capire come funziona la posta certificata, vorresti sapere quali dispositivi bisogna avere per poterne usufruire e quanto costa? Nessun problema, sono qui proprio per darti una mano e chiarire tutti i tuoi dubbi sull’argomento.

Se, infatti, desideri saperne di più su come fare la posta elettronica certificata, non devi fare altro che continuare a leggere i prossimi capitoli di questa mia guida, in quanto ti fornirò tutte le informazioni utili sull’argomento e ti elencherò anche i prezzi delle principali offerte per l’apertura di una PEC.

Detto ciò, se sei impaziente di iniziare, ti suggerisco di metterti seduto bello comodo e di prenderti giusto qualche minuto di tempo libero. Leggi con attenzione quanto sto per dirti, in modo da far luce sulla questione e individuare il servizio di PEC più adatto alle tue esigenze. Arrivati a questo punto non mi resta che augurarti una buona lettura e un buon lavoro!

Indice

Come funziona la posta elettronica certificata

Prima di entrare nel vivo di questo tutorial e di scoprire, insieme, come aprire una casella di posta elettronica certificata, lascia che ti illustri brevemente – e soprattutto in maniera semplice – il funzionamento di questo servizio.

Cominciamo subito col dire che la posta elettronica certificata (solitamente abbreviata in PEC) è uno strumento che permette a imprese, privati cittadini ed enti della Pubblica Amministrazione di scambiarsi comunicazioni aventi lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

La PEC viene però spesso confusa con la firma digitale, che però serve a tutt’altra cosa, in quanto quest’ultima serve a dare un valore legale a un singolo documento elettronico (equivalente a quello della firma autografa), garantendone la validità e l’integrità.

Tralasciando i tecnicismi, quello che è importante sapere è che la PEC non richiede alcun dispositivo particolare per poter essere utilizzata: funziona proprio come un normale indirizzo di posta elettronica (infatti si può configurare in qualsiasi client email usando i “classici” parametri IMAP e POP3) e ha un costo piuttosto contenuto: si parte da una media di 5/10 euro all’anno, ma ovviamente tutto dipende dal tipo di casella scelta e dai servizi che questa offre.

Ci sono diversi gestori sul mercato, quindi diverse aziende che offrono la possibilità di aprire una casella PEC, e ognuna di esse offre soluzioni differenti. Solitamente le PEC hanno scadenza annuale con rinnovo automatico e, in alcuni rari casi, possono offrire dei periodi di prova gratuiti.

Come accennato, per utilizzare la PEC non occorre utilizzare alcun dispositivo o software particolare: non sono necessarie né chiavette USB né smart card, in quanto è possibile utilizzare il servizio di posta certificata come un qualsiasi altro servizio di posta elettronica, avvalendosene tramite client di posta elettronica, Web Mail o tramite apposita app su smartphone e tablet.

Inoltre, il lavoro di certificazione dei messaggi che, insieme a quello di verifica dell’identità di mittente e destinatario, contraddistingue la PEC, viene fatto interamente sui server dei gestori. Quando si invia un’email tramite PEC, infatti, il messaggio inviato dal mittente viene presa in carico dal gestore, il quale verifica la conformità del messaggio con gli standard della posta elettronica certificata.

Dopodiché, se la verifica va a buon fine, l’email passa al gestore del destinatario, il quale effettua una seconda verifica sul messaggio. In questo frangente, il mittente riceve un’email di notifica relativa all’accettazione del messaggio da parte dei server del destinatario. Se anche la seconda verifica va a buon fine, il messaggio arriva all’utente finale. In quest’occasione, il mittente riceve un’email di notifica relativa alla consegna del messaggio.

A seconda del piano sottoscritto e delle offerte proposte da ciascun gestore, la casella PEC può avere più o meno spazio a disposizione per l’archiviazione dei messaggi, un numero di invii limitato o illimitato al giorno, la capacità di ricevere messaggi da indirizzi non certificati, il servizio di notifica via SMS e la funzione di archivio e backup. Può essere su domini del gestore (es. @gestore.it) o su domini personalizzati scelti dall’utente.

Chiarito ciò devi sapere anche che non esiste una PEC completamente gratuita, o meglio, non esiste più. Fino al 2014, infatti, era disponibile il servizio Posta Certificat@ offerto dalle autorità italiane che permetteva di comunicare gratuitamente con gli enti della Pubblica Amministrazione usando una casella PEC creata ad hoc. Il servizio, però, è stato dismesso.

Infine, è bene precisare che la PEC non è obbligatoria per i privati cittadini. È, invece, obbligatoria per le aziende (ivi comprese le ditte individuali) che, a partire dal 2014, devono inserire almeno un indirizzo di posta elettronica certificata nel Registro delle Imprese. È anche obbligatoria per i liberi professionisti iscritti a un ordine o a un collegio.

Come aprire una posta elettronica certificata

A questo punto, ti domandi come si fa ad aprire una casella di posta elettronica certificata? La risposta è molto semplice: per aprire una casella di posta certificata, devi collegarti al sito Internet di un gestore, scegliere una delle offerte disponibili e cliccare sul pulsante per sottoscriverla.

Dopodiché devi compilare il modulo che ti viene proposto con tutti i tuoi dati personali e devi procedere al pagamento del primo anno di sottoscrizione usando uno dei metodi di pagamento accettati (solitamente carta di credito e PayPal).

Dopo aver effettuato il pagamento (o la conferma del metodo di pagamento, se sottoscrivi un piano che prevede dei mesi di prova gratuita), e devi inviare al gestore tutta la documentazione necessaria all’attivazione della casella PEC. La documentazione richiesta, di solito, consiste in qualche modulo fornito dal gestore e nella copia di un documento d’identità valido.

L’invio della documentazione può essere effettuato direttamente via Internet usando il pannello Web presente sul sito del gestore, oppure via email. In alcuni casi è possibile usare perfino il “vecchio” fax. Una volta inviata la documentazione, il gestore dovrebbe impiegare poche ore per attivare la casella di posta elettronica certificata.

Offerte per la posta elettronica certificata

Adesso sai come funziona la PEC e come si fa ad aprire una casella di posta elettronica certificata. Ma quali sono le migliori offerte per questo tipo di servizio? A quale gestore conviene maggiormente rivolgersi per la creazione di un indirizzo? Proviamo a scoprirlo insieme.

Fare la posta elettronica certificata Aruba

Aruba credo che non abbia bisogno di presentazioni. È un’azienda nota soprattutto per i suoi servizi di hosting, ma offre anche soluzioni come la posta elettronica certifica, la firma elettronica e lo SPID. Le sue proposte riguardanti la PEC sono destinate sia ai privati cittadini che alle imprese. Queste sono le offerte più interessanti per i privati.

• PEC Standard – comprende una casella PEC da 1GB con antivirus e antispam + l’accesso via Web e da app Aruba PEC Mobile per Android/iOS e iPadOS. Costa 5 euro + IVA all’anno il primo anno e poi 7,90  euro + IVA all’anno.
• PEC Pro – comprende una casella PEC da 2GB con 3GB di archivio, antivirus e antispam, notifica via SMS, accesso via Web e app per smartphone. Costa 25 euro + IVA all’anno.
• PEC Premium – comprende una casella PEC da 2GB con 8GB di archivio, antivirus e antispam, notifica via SMS, accesso via Web e app per smartphone. Costa 40 euro + IVA all’anno.

Sono disponibili anche caselle PEC su dominio personalizzato, con costi a partire da 7,90 euro + IVA all’anno.

Se desideri aprire una PEC con Aruba collegati al sito Web ufficiale dell’azienda, scegli l’offerta che desideri sottoscrivere e fai clic sul pulsante Acquista. Dopodiché, premi sul pulsante Prosegui e completa l’ordine, in modo da effettuare la procedura di registrazione e, successivamente, il pagamento, tramite il pulsante Registrati e completa l’ordine.

Indipendentemente dal piano scelto, è possibile configurare la PEC di Aruba in qualsiasi client di posta elettronica usando i parametri IMAP/POP3 contenuti nella mia guida su come configurare PEC Aruba.

Fare la posta elettronica certificata Poste Italiane

Postecert è il servizio di posta certificata di Poste Italiane che propone, così come Aruba, soluzioni sia per i clienti privati che per i clienti business. Te le elenco qui di seguito.

• PEC Base – comprende una casella PEC da 100MB con 200 invii al giorno su dominio postecert.it. Costa 5,50 euro + IVA per 1 anno, 9 euro + IVA per 2 anni o 10,50 euro + IVA per 3 anni. È disponibile anche un’opzione per avere 100MB di spazio in più sulla casella per 1 euro + IVA per 1 anno, 2 euro + IVA per 2 anni o 3 euro + IVA per 3 anni.
• PEC Base Business – comprende minimo cinque caselle PEC con 1GB di spazio e 200 invii giornalieri su domini postacert.it e pcert.postecert.it dalla durata di 1-3 anni. I suoi prezzi sono variabili e vanno preventivati dai consulenti territoriali.
• PEC Avanzata Business – comprende minimo cinque caselle PEC con 1GB di spazio e 200 invii giornalieri su domini @[nome azienda].postecert.it oppure @pec.[dominio personalizzato].it. Le caselle hanno una durata da 1 a 3 anni. Permette di richiedere anche la conservazione sostitutiva degli avvisi e delle ricevute della PEC. I prezzi sono variabili e vanno richiesti su preventivo.

Per sottoscrivere un’offerta PEC per privati collegati al sito Web ufficiale di Poste Italiane e premi sul pulsante Acquista online, in modo da effettuare la registrazione al sito Web delle Poste e procedere, conseguentemente, al pagamento.

Le caselle PEC di PosteCert si possono configurare in qualsiasi client di posta elettronica usando le coordinate IMAP/POP3 disponibili in questa pagina Web o si possono usare via Web.

Fare la posta elettronica certificata KOLST

Tra i gestori di posta elettronica certificata, vale sicuramente la pena prendere in considerazione KOLST che fa dei prezzi competitivi uno dei suoi principali punti di forza. Ecco i piani presenti attualmente nel suo listino.

• Smart – comprende una casella PEC da 1GB con invii illimitati, protezione antivirus/antispam, alert via email e l’accesso tramite Web Mail. Costa 5 euro + IVA all’anno.
• Dominio 5 – si tratta di una versione potenziata del piano Smart con 5GB di spazio per l’archiviazione delle email, la possibilità di avere un dominio personalizzato in omaggio e un pannello Web di accesso per le caselle di posta. Costa 10 euro + IVA all’anno.
• Dominio 10 – comprende una casella PEC da 5GB su dominio personalizzato (in omaggio), protezione antivirus/antispam, alert via email e SMS, pannello di controllo per le caselle di posta e l’accesso tramite Web Mail. Costa 30 euro + IVA all’anno.

Per sottoscrivere un piano in abbonamento tra quelli proposti collegati alla pagina Web del servizio e premi sul pulsante Acquista, in modo da effettuare la scelta del nome della casella e del dominio e procedere con il pagamento, a seguito della registrazione di un account.

Anche le caselle di KOLST si possono configurare in qualsiasi client di posta elettronica utilizza i parametri IMAP disponibili in questa pagina Web (facendo clic sulla voce Devo configurare le caselle nel mio programma. Quali sono i vostri server di posta per la PEC?) e si possono usare via Web.

Fare la posta elettronica certificata Libero

Libero Mail PEC è il servizio di posta elettronica certificata offerto da Libero. Prevede due piani: uno destinato ai clienti privati e uno destinato ai professionisti che trovi elencati qui di seguito.

• Family PEC – comprende una casella PEC da 1GB destinata agli utenti privati. Costa 14,99 euro/anno (IVA inclusa).
• PEC Unlimited – comprende una casella PEC illimitata destinata agli utenti professionali. Costa 30 euro + IVA all’anno.

Detto ciò, per sottoscrivere una di queste offerte non devi fare altro che collegarti al sito Web ufficiale del servizio e premere sul pulsante Attiva, in corrispondenza del piano in abbonamento di tuo interesse. Per procedere con il pagamento ti verrà conseguentemente richiesto di creare un account Libero, premendo sul pulsante Crea Account.

È possibile accedere a Libero Mail PEC da browser, visitando questa pagina, oppure da un client di posta elettronica, utilizzando i parametri IMAP/POP3 reperibili sul sito di Libero.

Come fare la posta elettronica certificata gratuita

Prima di sottoscrivere un abbonamento per l’acquisto di una PEC vorresti avere la possibilità di provare gratuitamente il servizio? In tal caso, dai un’occhiata ai servizi delle aziende che trovi indicati qui di seguito.

Fare la posta elettronica certificata Register

Register.it è un’azienda molto nota nell’ambito dei domini Web e dell’hosting, che da diverso tempo offre anche soluzioni per la posta certificata e lo SPID. Le sue offerte non sono numerosissime, ma vengono proposte a prezzi competitivi. Eccole tutte in dettaglio.

• PEC Agile – comprende una casella PEC da 2GB su dominio di Register con invii illimitati, notifiche via SMS, cartella dedicata per l’archivio, antivirus e antispam, accesso da Web e da mobile, allegati fino a 30MB e la possibilità di ricevere email da caselle non certificate. Costa 33,90 € all’anno + IVA ma si può provare gratis per 6 mesi.
• PEC Unica – comprende una casella PEC da 3 o 5 GB su dominio personalizzato con tutti i servizi del piano PEC Agile. I prezzi partono da 34€ all’anno.

Vorresti provare gratuitamente il servizio PEC Agile? In tal caso collegati al sito Web ufficiale di Register e fai clic sul pulsante Attiva gratis.

Dopodiché, accetta le condizioni d’uso, mettendo il segno di spunta accanto alla dicitura Dichiaro di accettare espressamente le seguenti clausole relative ai servizi acquistati, poi fai clic sul pulsante Procedi, al fine di indicare tutti i dati richiesti per l’attivazione della casella PEC.

Le caselle PEC di Register.it si possono utilizzare con qualsiasi client di posta elettronica usando i parametri di configurazione disponibili in questa pagina Web e via Web, effettuando il login qui.

Fare la posta elettronica certificata LegalMail

LegalMail offre soluzioni rivolte principalmente ai professionisti. Il suo punto di forza è la possibilità di provare uno dei suoi piani gratis per 6 mesi. La sua offerta attuale si compone in questo modo.

• PEC Bronze – comprende una casella PEC da 5GB + archivio di sicurezza, alert via SMS e accesso sia da Web che da dispositivo mobile. Costa 25 euro + IVA all’anno.
• PEC Silver – comprende una casella PEC da 8GB + archivio di sicurezza, alert via SMS e accesso sia da Web che da dispositivo mobile. Costa 39 euro + IVA all’anno e si può provare gratis per 6 mesi.
• PEC Gold – comprende una casella PEC da 15GB + archivio di sicurezza, alert via SMS e accesso sia da Web che da dispositivo mobile. Costa 75 euro + IVA all’anno.

Per sottoscrivere gratuitamente il piano PEC Silver collegati al sito Web ufficiale di LegailMail e fai clic sul pulsante Prova gratis. Fatto ciò, personalizza il nome di dominio per la PEC e premi sul pulsante Verifica.

Dopodiché prosegui nella registrazione, facendo clic sul pulsante Crea un account e indica tutti i dati richiesti ai fini dell’attivazione della casella PEC (ad esempio ragione sociale della società, codice fiscale o partita IVA), in modo da proseguire nella sottoscrizione, attraverso le istruzioni guidate.

Infine, ti ricordo che le caselle di posta LegalMail si possono configurare in qualsiasi client di posta elettronica tramite questi parametri IMAP.

Altre offerte per la posta elettronica certificata

Se nessuna delle offerte elencate finora ti ha soddisfatto puoi consultare l’elenco completo dei gestori autorizzati alla fornitura di servizi PEC sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale. In alternativa, qui di seguito trovi qualche altro consiglio sulle offerte PEC che puoi sottoscrivere.

• Virgilio PEC: è un altro servizio PEC che puoi prendere in considerazione. I piani tariffari comprendono l’abbonamento Personal dal costo di 14,99 euro/anno con 1GB di spazio e quello denominato Infinity al costo di 30 euro + IVA/anno con spazio illimitato.
• KeliWeb: anche questa azienda di hosting permette di ottenere una casella PEC. I piani tariffari sono i seguenti: Basic (9€+IVA/anno per una PEC con dominio KeliPEC.it), Pro (28,90€+IVA/anno per una PEC con dominio di terzo livello) e Full (28,90€+IVA/anno per una PEC su dominio personalizzato).
• Netson: è un’altra nota azienda di hosting che permette di acquistare una PEC con i seguenti piani tariffari: PEC Base (10€+IVA all’anno per una PEC da 1GB), PEC Pro (50€+IVA all’anno per una PEC da 2GB e spazio di archiviazione da 3 GB) e PEC Top (80€+IVA all’anno per una PEC da 2GB e spazio di archiviazione da 8 GB).