Se ti hanno chiesto di preparare decine di lettere identiche, cambiano solo nome, indirizzo e pochi altri dati, non devi impazzire modificando ogni file a mano. La funzione di stampa unione è pensata proprio per questo: partire da un documento modello e combinarlo con un elenco di destinatari per generare tutti i file finali in automatico.
Che cos’è la stampa unione
La stampa unione è uno strumento disponibile in Word, LibreOffice Writer e in molti editor di testi avanzati. Permette di inserire nel documento dei campi variabili che vengono riempiti usando i dati contenuti in un file esterno, come:
- un foglio Excel;
- un file CSV;
- una tabella in un database;
- l’elenco contatti della tua rubrica.
In questo modo puoi creare in pochi minuti:
- lettere personalizzate;
- buste e etichette postali;
- attestati e certificati;
- email automatiche personalizzate.
Come preparare l’elenco dei destinatari
Prima di iniziare, ti serve un file che contenga tutti i dati necessari. Il formato più comodo è un foglio Excel con una riga per ogni destinatario e colonne come:
- Nome;
- Cognome;
- Indirizzo;
- Città;
- Email (se devi inviare messaggi elettronici);
- Qualsiasi altro dato utile allo scopo.
Assicurati che la prima riga contenga i titoli delle colonne: serviranno per collegare correttamente i campi nel documento.
Come fare la stampa unione in Word
Ecco la procedura passo passo per Microsoft Word, la più usata in ufficio:
- Apri il documento modello, cioè la lettera base che vuoi personalizzare.
- Vai nella scheda Lettere.
- Clicca su Inizia stampa unione e scegli il tipo di documento (lettere, buste, etichette).
- Seleziona Seleziona destinatari e importa il file Excel o CSV.
- Nella lettera, posiziona il cursore dove vuoi inserire un dato.
- Clicca su Inserisci campo unione e scegli il campo (Nome, Cognome, ecc.).
- Una volta terminato, premi Anteprima risultati per vedere come apparirà ogni lettera.
- Se tutto è corretto, clicca su Fine e unisci per generare i documenti finali o stamparli.
Consigli per non sbagliare
Prima di procedere alla stampa definitiva, tieni a mente questi suggerimenti:
- Controlla che nel file Excel non ci siano righe vuote.
- Evita caratteri speciali nei titoli delle colonne.
- Fai sempre una prova con 2-3 destinatari.
- Salva una copia del documento modello: ti tornerà utile in futuro.
Stampa unione anche senza Word
Se non hai Word, puoi ottenere lo stesso risultato con:
- LibreOffice Writer, gratuito e compatibile con Windows, macOS e Linux;
- Google Docs usando componenti aggiuntivi come “Autocrat”;
- strumenti online dedicati alla generazione di lettere personalizzate.
In tutti questi casi la logica è sempre la stessa: modello + elenco destinatari = documenti personalizzati pronti in pochi secondi.
La stampa unione è uno di quegli strumenti che ti fanno risparmiare davvero molto tempo. Una volta imparata, diventa una funzione irrinunciabile per chi lavora in ufficio o gestisce comunicazioni ripetitive.
