Hai finalmente acquistato la stampante multifunzione che tanto desideravi e non vedi l’ora di utilizzarla per digitalizzare i tuoi documenti cartacei, liberandoti così di tutti quei fogli sparsi per la scrivania dei quali, sinceramente, faresti volentieri a meno! Il problema è che, essendo poco ferrato sull’argomento, proprio non sai da dove iniziare. Le cose stanno proprio in questo modo, vero? Allora sono felice di comunicarti che ti trovi nel posto giusto, al momento giusto!
Nel corso di questo mio tutorial, infatti, ti spiegherò come scannerizzare un documento cartaceo sia utilizzando la stampante (o lo scanner), sia tramite la fotocamera posteriore di smartphone e tablet, tramite una serie di procedure di semplice applicazione e che non richiedono competenze specifiche per poter essere portate a termine. Il risultato saprà sicuramente soddisfarti.
Allora, cosa ci fai ancora lì impalato? Ritaglia qualche minuto del tuo tempo libero e leggi con molta attenzione tutto quanto ho da spiegarti sull’argomento: sono sicuro che, al termine della lettura di questa guida, sarai perfettamente in grado di raggiungere l’obiettivo che ti eri prefissato. Provare per credere!
Indice
Come scannerizzare un documento cartaceo con stampante
Esistono diversi metodi per effettuare la digitalizzazione dei documenti cartacei tramite la stampante: per esempio, puoi utilizzare la funzionalità integrata del dispositivo per effettuare il salvataggio diretto del documento su chiavetta USB o microSD o, ancora, puoi scansionare documenti cartacei tramite computer, smartphone o tablet: trovi spiegato tutto qui sotto.
Funzione integrata
Alcune stampanti multifunzione di fascia alta, come per esempio i dispositivi di stampa Brother, consentono di scansionare i documenti cartacei e di salvarli direttamente su pendrive USB e/o microSD, senza la necessità di effettuare il salvataggio su dispositivi “d’appoggio” come PC, smartphone o tablet.
Tale funzione può essere implementata in maniera differente, a seconda del produttore della stampante, pertanto non mi è possibile fornirti indicazioni dettagliate su come avvalerti di questa funzionalità.
Posso però suggerirti una procedura generale, valida sulla maggior parte delle stampanti dotate di questa possibilità: per prima cosa, collega la chiavetta USB o la microSD/SD Card alla stampante, avvalendoti dell’apposito alloggiamento; quando hai finito, inserisci il documento da stampare nel comparto scanner del dispositivo, oppure nel vassoio di caricamento ADF.
In seguito, premi il tasto dedicato alla scannerizzazione di un documento (ad es. Scan) oppure seleziona la funzione scanner dal menu principale visualizzato sul display della stampante, scegli l’opzione Scansiona su USB/Scan to USB (o Scansiona su microSD/Scan to microSD), scegli se acquisire il documento a colori oppure in scala di grigi e attendi che il processo venga portato a termine.
Windows
Se, invece, ti interessa scannerizzare un documento cartaceo avvalendoti di un PC Windows, assicurati innanzitutto che i driver dello scanner/stampante multifunzione siano correttamente installati nel sistema.
In caso contrario, se possiedi il CD di installazione dello scanner o della stampante da utilizzare per l’acquisizione dei documenti, inseriscilo nel computer e attendi che il programma di configurazione e installazione guidata si avvii automaticamente. Laddove ciò non dovesse succedere, provvedi ad avviare manualmente il disco aprendo l’Esplora File di Windows (l’icona a forma di cartella gialla situata sulla barra delle applicazioni) e facendo doppio clic sull’icona del disco d’installazione.
Una volta avviato il programma di setup, segui le istruzioni fornite a schermo per procedere con l’installazione e la configurazione del dispositivo (solitamente il tutto si riduce a premere il tasto Avanti per alcune volte consecutive) e, quando richiesto, accendilo e collegalo.
Qualora non avessi a disposizione nessun disco d’installazione, invece, ti suggerisco di cercare i driver su Internet, tramite Google: inserisci il testo [nome scanner stampante] driver Windows nella barra di ricerca per ottenere una lista di portali adatti al tuo scopo; chiaramente, fai bene attenzione a scaricare materiale esclusivamente da siti affidabili, meglio ancora dal sito Internet della casa produttrice dello scanner o della stampante multifunzione.
Se necessiti di una mano in più per il download dei driver necessari, potrebbero tornarti utili le mie guide su come trovare driver HP, driver Canon, driver Samsung e driver Epson; in alternativa, se il tuo dispositivo non fosse tra questi, puoi seguire le istruzioni che ti ho illustrato nel mio tutorial su come trovare driver mancanti. Se, invece, sei alla ricerca di una procedura specifica per le stampanti multifunzione, ti consiglio di attenerti ai passaggi che ti ho elencato nelle mie guide su come collegare una stampante e come configurare una stampante Wi-Fi.
Ad ogni modo, una volta conclusa l’installazione dello scanner o della stampante, puoi procedere con l’acquisizione del documento cartaceo: inserisci il documento da scannerizzare all’interno del dispositivo da te scelto e avvia il programma Fax e scanner di Windows, richiamandolo dalla cartella Accessori Windows/Accessori situata nel menu Start (puoi accedervi cliccando sul pulsante a forma di bandierina posto nell’angolo in basso a sinistra dello schermo).
Giunto nella schermata iniziale del programma, clicca sul pulsante Nuova digitalizzazione collocato in alto a sinistra, scegli l’opzione Documenti o Foto dal menu a tendina Profilo (in base al tipo di documento da acquisire), definisci le impostazioni sul colore nel menu a tendina Formato colore, indica la Risoluzione che intendi usare per l’acquisizione dall’omonimo menu a tendina e, per concludere, specifica l’estensione con la quale salvare il file, agendo sul menu a tendina Tipo di file.
Fatte le dovute regolazioni, premi il bottone Anteprima per visualizzare un’anteprima del documento digitalizzato e, in caso il risultato fosse soddisfacente, clicca sul pulsante Digitalizza per avviare l’acquisizione del documento (che potrebbe impiegare alcuni minuti, a seconda della risoluzione scelta).
Ad acquisizione ultimata, il documento comparirà nella schermata principale del programma di scansione di Windows: per salvarlo nella posizione da te desiderata, fai clic destro sul suo nome e scegli la voce Salva con nome dal menu contestuale visualizzato.
Se utilizzi Windows 10, inoltre, puoi avvalerti dell’utile applicazione Scanner Windows, che puoi ottenere gratuitamente dal Microsoft Store. Dopo averla installata, richiamala dal menu Start e regola le opzioni presenti nella sua schermata principale nel modo seguente.
- Scanner – seleziona il dispositivo da utilizzare per l’acquisizione del documento.
- Origine – lascia la voce Configurazione automatica.
- Tipo file – specifica il tipo di file da usare per salvare il documento acquisito.
- Salva file in – indica la cartella in cui salvare il documento.
Ultimata la configurazione, clicca sul pulsante Digitalizza situato in basso e attendi che la scansione venga portata a termine.
Come dici? Sei alla ricerca di un programma che ti consenta di scannerizzare documenti in un formato diverso (ad es. PDF)? In tal caso, ti consiglio un’attenta lettura della mia guida su come scannerizzare con Windows 10, nella quale ti ho fornito precise indicazioni in tal senso.
macOS
Anche su Mac le cose non sono poi molto differenti rispetto a quanto visto su Windows: prima ancora di poter digitalizzare un documento cartaceo, è necessario verificare che lo scanner (o la stampante multifunzione) da utilizzare per lo scopo sia correttamente configurata nel sistema.
Per riuscirci, accendi innanzitutto lo scanner/la stampante multifunzione, quindi clicca sull’icona delle Preferenze di sistema (quella a forma d’ingranaggio) situata sulla barra Dock del Mac, dopodiché seleziona la voce Stampanti e Scanner dal pannello proposto e verifica che, nella parte sinistra della schermata che compare in seguito, sia specificato il nome del dispositivo d’acquisizione che intendi usare.
In caso contrario, puoi provvedere alla sua installazione in modo semplice: clicca sul pulsante [+] che sta in basso a sinistra, poi sul nome dello scanner/stampante, che dovrebbe comparire nel menu che si apre, e attendi qualche istante affinché il dispositivo venga correttamente configurato per poter essere usato.
Qualora non dovesse comparire alcuno scanner/stampante, scegli invece la voce Aggiungi stampante o scanner…, seleziona la scheda Default e clicca sul nome del dispositivo presente nell’elenco. Se necessario, avvalendoti degli appositi campi, modifica il nome, la posizione e la tecnologia utilizzata per l’acquisizione e premi il pulsante Aggiungi, per ultimare il tutto.
Se intendi servirti di uno scanner/stampante collegato in rete, seleziona invece la scheda IP, digita l’indirizzo IP della stampante nell’apposito campo, specifica il protocollo da utilizzare, unitamente alle altre informazioni richieste e premi infine sul bottone Aggiungi, per concludere la procedura.
Una volta conclusa la procedura di configurazione del dispositivo di acquisizione, inserisci il documento da acquisire all’interno di quest’ultimo, avvia l’utility Acquisizione Immagine sul Mac, richiamandola dalla cartella Altro del Launchpad (l’icona a forma di razzo annessa al Dock) e seleziona il nome dello scanner/stampante multifunzione dalla barra laterale della nuova finestra apertasi.
Se desideri agire sui dettagli relativi all’acquisizione (formato dell’immagine e risoluzione), clicca sul pulsante Mostra dettagli ed effettua le regolazioni più opportune per il tuo caso. Fatto ciò, non ti resta che premere il pulsante Scansione collocato in basso a destra: a digitalizzazione conclusa, l’immagine contenente il tuo documento verrà salvata nella cartella Immagini di macOS. Più facile di così?
Se hai bisogno di acquisire i tuoi documenti in formato diverso (ad es. PDF), oppure di avvalerti del sistema di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), ti consiglio di dare un’occhiata alla mia guida ai programmi per scannerizzare, nella quale ti ho parlato di alcune soluzioni di questo tipo, sia per Windows che per macOS.
Android/iOS/iPadOS
Se possiedi uno scanner o una stampante multifunzione collegata in rete, nella maggior parte dei casi hai la possibilità di effettuare la digitalizzazione dei documenti anche attraverso smartphone e tablet, a patto che tutti i dispositivi siano collegati alla stessa rete Wi-Fi.
In linea generale, ciò che devi fare è scaricare l’app “compagna” del dispositivo di acquisizione dal Play Store o da App Store (ad es. Epson DocumentScan, disponibile per Android, iOS e iPadOS, per gli scanner a marchio Epson), avviarla e seguire la procedura che ti viene proposta per configurare lo scanner/stampante sullo smartphone. Infine, non ti resta che inserire il documento nello scanner/stampante e accedere alla funzione Scansione dell’app installata in precedenza, per digitalizzarlo.
Sfortunatamente, non mi è possibile fornirti una procedura specifica per ciascun modello di scanner/stampante, tuttavia posso spiegarti, nel dettaglio, come scannerizzare un documento cartaceo con stampante HP tramite lo smartphone o il tablet. Per prima cosa, accendi la stampante, verifica che essa sia correttamente collegata a Internet e inserisci il documento da acquisire all’interno del comparto scanner.
In seguito, prendi il dispositivo Android, l’iPhone o l’iPad in tuo possesso, scarica l’app HP Smart dal Play Store o da App Store e avviala; apponi dunque il segno di spunta accanto alla casella relativa alle impostazioni di raccolta dati e all’informativa privacy di HP, tocca il pulsante Avvio e, se richiesto, consenti l’accesso a notifiche e memorie dando conferma ai messaggi che ti vengono proposti. In seguito, attendi che l’app individui la stampante di rete (il processo dovrebbe durare pochi secondi).
Se non avessi ancora provveduto a collegare la stampante a Internet, puoi effettuare la prima configurazione avvalendoti dell’apposita funzionalità prevista dall’app: tocca il pulsante (+) collocato in alto, seleziona la voce Aggiungi stampante, premi i pulsanti Continua e Consenti per accordare i permessi necessari finalizzati alla ricerca automatica e segui le indicazioni che ti vengono fornite per ultimare la configurazione della stampante.
A questo punto, il gioco è praticamente fatto: per avviare l’acquisizione del documento, fai tap sul pulsante Scansione Stampante situato nella schermata principale dell’app, tocca il pulsante Consenti, per autorizzare l’app ad accedere alla memoria e, se ti interessa modificare le impostazioni di acquisizione (origine, colore e risoluzione), fai tap sul pulsante ⚙️ collocato in alto a destra. Infine, premi il pulsante Scansiona, per digitalizzare il documento, e utilizza i bottoni presenti nella schermata successiva per modificarlo, salvarlo, condividerlo, stamparlo o inviarlo via fax. Per aggiungere una nuova pagina, tocca invece il pulsante (+).
Come scannerizzare un documento cartaceo con lo smartphone
Aspetta, mi stai dicendo che hai bisogno di scannerizzare un documento cartaceo ma non possiedi un dispositivo di acquisizione adibito allo scopo? Nessun problema: tramite la fotocamera dello smartphone o del tablet in tuo possesso, unitamente a un’app specifica, puoi digitalizzare i tuoi documenti in pochi secondi e in modo semplicissimo. Di seguito ti illustro alcune applicazioni da utilizzare per lo scopo.
Microsoft Office Lens (Android/iOS/iPadOS)
Office Lens è un’applicazione distribuita gratuitamente da Microsoft, la quale permette di effettuare scansioni di documenti utilizzando la fotocamera dello smartphone o del tablet. I documenti acquisiti possono essere salvati in formato PDF, Word, PowerPoint oppure elaborati all’interno di altre app.
Per servirtene, scarica l’applicazione dal Play Store o dall’App Store e, dopo averla installata, avviala. Quando richiesto, concedi i permessi necessari al suo funzionamento dell’app, rispondendo affermativamente alle varie schermate che ti vengono proposte.
Successivamente, fai tap sul pulsante Avvia scansione, seleziona il tipo di documento che intendi digitalizzare (lavagna, documento, biglietto da visita o foto) servendoti delle apposite schede collocate in basso, inquadra il contenuto da acquisire con la fotocamera del dispositivo e premi sul pulsante circolare bianco, per acquisire il documento. Se ne hai bisogno, puoi attivare il flash premendo il pulsante a forma di fulmine posto in cima allo schermo.
Ad acquisizione conclusa, utilizza gli strumenti presenti nell’editor per effettuare le opportune regolazioni sull’immagine (ritaglarla, ruotarla, aggiungere testi, filtri e annotazioni) e, se necessario, premi il pulsante con la macchina fotografica e il simbolo [+] per aggiungere una nuova pagina al documento.
Quando hai finito, tocca il bottone Fatto e scegli la posizione e il formato in cui salvare il file, avvalendoti del menu che ti viene proposto.
Scanbot (Android/iOS/iPadOS)
Altra ottima app di questa categoria è Scanbot: disponibile per Android, iOS e iPadOS, essa consente di acquisire immagini e documenti, anche su più pagine. Di base è un’app gratuita, tuttavia è possibile sbloccare funzioni extra (come la possibilità di utilizzare l’OCR) solo tramite acquisti in-app.
Dopo aver installato e avviato Scanbot, tocca la voce Continua senza abbonamento, per indicare la tua volontà di utilizzare la versione gratuita della stessa, tocca il pulsante Salta (in alto a destra), per evitare l’iscrizione alla newsletter del servizio, e concedi i permessi necessari al funzionamento dell’app, rispondendo affermativamente ai messaggi d’avviso visualizzati a schermo.
Ora non ti resta che inquadrare il documento con la fotocamera del dispositivo da te in uso e attendere che esso venga acquisito automaticamente; se ciò non accade, puoi effettuare la digitalizzazione manuale premendo il pulsante circolare posto in basso.
Se hai bisogno di attivare il flash, tocca il bottone Luce posto al centro dello schermo; se, invece, hai necessità di acquisire un documento con più pagine, tocca il pulsante Multi-pagina; se, invece, vuoi attivare la rilevazione automatica del formato corretto, tocca il pulsante Automatico collocato all’estrema destra.
Una volta conclusa l’acquisizione, puoi usare gli strumenti inclusi nell’editor di Scanbot per tagliare l’immagine, ruotarla o applicarvi filtri correttivi; una volta effettuate le opportune regolazioni, tocca la voce Salva/Salvare collocata in alto a destra e scegli dove salvare o, eventualmente, come condividere il documento appena acquisito. Se vuoi conoscere altre applicazioni di questo tipo, non esitare a dare un’occhiata alla mia guida alle app per scannerizzare: sono sicuro che troverai ciò che fai al tuo caso!
Note (iOS/iPadOS)
Se possiedi un iPhone o un iPad e non desideri avvalerti di soluzioni di terze parti, ti farà piacere sapere che l’app Note, preinstallata su tutti gli smartphone e i tablet a marchio Apple, a partire da iOS 11 è in grado anche di scansionare documenti nel giro di un paio di tap. In che modo? Te lo spiego subito.
Per prima cosa, se il tuo dispositivo è dotato di iOS 13/iPadOS o successivi, effettua un tap prolungato sull’icona dell’app Note e seleziona la voce Scansiona documento dal menu che si apre. In alternativa, avvia l’app Note, fai tap sul pulsante a forma di foglio e matita situato in basso a destra, tocca il pulsante a forma di fotocamera situato in basso e seleziona la voce Scansiona documenti dal menu visualizzato a schermo.
A questo punto, il gioco è fatto: inquadra il documento che intendi digitalizzare e attendi che esso venga riconosciuto e acquisito in automatico; qualora ciò non dovesse avvenire, tocca il pulsante bianco, per “forzarne” la cattura e delinea i bordi del foglio inquadrato.
Una volta terminata l’acquisizione di tutti i fogli del documento, sfiora la voce Salva la scansione e, avvalendoti dei pulsanti situati in fondo al pannello successivo, effettua le regolazioni aggiuntive sull’immagine, se lo ritieni opportuno.
Quando hai finito, sfiora la voce Fine, per salvare tutte le modifiche e passare alla fase di salvataggio: se ti interessa salvare il file in PDF, tocca la sua anteprima, poi l’icona con una freccia, collocata in alto a destra e, infine, sfiora i pulsanti Crea PDF, Fine e Salva file su, per selezionare la posizione in cui salvare il documento. Se lo ritieni opportuno, puoi condividere il documento anche in altre app, avvalendoti delle icone che ti vengono proposte.