Al fine di portare in attuazione l’introduzione dello scontrino elettronico, gli esercenti che rientrano in questo nuovo regime hanno il dovere di dotarsi dallo scorso 1 luglio di un registratore di cassa telematico. Registratore Telematico, acronimo RT: dietro questo nome si cela la strumentazione hardware con cui l’esercente può interfacciarsi con il sistema degli scontrini elettronici. Immediatamente obbligatorio per tutti i punti vendita che vanno oltre i 400 mila euro di fatturato annuo, il registratore diventerà pratica comune per tutti a partire dal 1 gennaio 2020.
Registratore Telematico: cos’è
Le specifiche di sviluppo e funzionamento dei registratori di cassa telematici sono state fissate già nel 2015 e sono disponibili all’interno dell’apposita documentazione dell’Agenzia delle Entrate (pdf):
I Registratori Telematici sono strumenti realizzati da componenti hardware e software atti a registrare, memorizzare, elaborare e trasmettere telematicamente i dati fiscali introdotti attraverso dispositivi di input, nonché da ulteriori elementi hardware e software tra cui, necessariamente, un dispositivo per la stampa e uno per la visualizzazione. […] I Registratori Telematici sono atti a memorizzare, in memorie permanenti e inalterabili, i dati di dettaglio e i dati di riepilogo delle operazioni effettuate a seguito della cessione/prestazione, nonché alla loro trasmissione in modo autenticato, protetto e sicuro utilizzando la rete pubblica.
Ogni singolo apparecchio è identificato da un codice da 11 caratteri, la cui composizione assume uno specifico significato e la cui elaborazione offre una disamina parlante del device in oggetto. Il numero di matricola, in particolare, indica nell’ordine:
- fabbricante (2)
- tipologia di funzionamento del dispositivo (1)
- modello (2)
- numero progressivo (6)
L’acquisto del Registratore Telematico
L’acquisto può essere effettuato presso qualsivoglia canale che offra dispositivi omologati (disponibile anche su Amazon): in fase d’acquisto occorre tenere in considerazione il fatto che è disponibile un credito d’imposta pari al 50% della spesa complessiva sostenuta per l’acquisto del registratore di cassa.
Alcuni Registratori Telematici hanno a disposizione anche una stampante: sebbene lo scontrino cartaceo non abbia più utilità ai fini fiscali, può diventare una comoda ricevuta di cortesia per offerte, resi o altre utilità.
Come funziona
Nel momento in cui viene registrato lo scontrino elettronico, il Registratore Telematico inserisce in memoria tutti i dati utili per certificare l’operazione. Questi dati vengono in seguito inviati al Sistema di Interscambio soltanto in fase di chiusura, il tutto tramite il cosiddetto “modulo di invio” (“componente hardware e software addetto alla firma e alla trasmissione dei dati nei formati previsti“).
Se la registrazione e la memorizzazione dei dati è garantita dal modulo fiscale, il modulo di invio si occupa invece di confezionare un file XML ad hoc (dimensione massima pari a 1MB), sigillarlo elettronicamente tramite certificato dispositivo ed infine lo trasmette al sistema AE dedicato a fatture e corrispettivi.
La trasmissione dei corrispettivi avviene utilizzando un orario casuale all’interno dell’intervallo di funzionamento del dispositivo. Tutte le trasmissioni dovranno ricadere nella fascia oraria 00:00 – 22:00.
La trasmissione dei dati, anche al netto di eventuali problemi di connessione, deve avvenire entro un tempo massimo di 5 giorni, range entro il quale il dispositivo deve ripetutamente tentare l’invio per poter proseguire le proprie funzionalità. Curiosamente è previsto anche un invio al termine dei periodi di chiusura (ad esempio al termine di una chiusura per ferie): il registratore, una volta riavviato, invierà al sistema un file che certifica le attività nulle registrate nel periodo intercorrente tra la disattivazione e l’attivazione successiva.
L’Agenzia delle Entrate ha altresì previsto specifiche procedure di emergenza nel caso in cui il file non possa essere inviato secondo le procedure tradizionali: in tal caso si può ad esempio scaricare il file dei corrispettivi firmato per poi caricarlo a mano sull’apposito portale delle Fatture e dei Corrispettivi.
La digitalizzazione di quello che è il tradizionale registratore di cassa offre ad esercenti e Agenzia delle Entrate tutta una serie di vantaggi oggettivi: dati più sicuri, assenza del rischio di errori di registrazione o trascrizione e soprattutto non è più necessario compilare il registro dei corrispettivi poiché viene fatto tutto in automatico e secondo regole predeterminate.
Il modulo fiscale
Il modulo fiscale è il cuore del registratore di cassa telematico poiché ha il dovere di garantire l’autenticità e l’inalterabilità dei dati fiscali registrati. Secondo quanto esplicato nella documentazione ufficiale, il modulo fiscale è composto da:
- «una “memoria non alterabile” (a sola lettura) contenente un programma (“firmware fiscale”) per la gestione esclusiva dei dati fiscali, separato dal punto di vista logico e funzionale dai software gestionali»;
- «un apposito processore che esegue almeno il “firmware fiscale”»;
- «una “memoria permanente” non riscrivibile atta a contenere i dati fiscali» (una di riepilogo e una di dettaglio, entrambe sotto sigillo);
- «una “memoria di lavoro” atta a contenere dati temporanei prima del loro consolidamento nella memoria permanente».
Il protocollo regolamenta altresì le modalità di aggiornamento, assicurando una procedura quanto più semplice possibile al fine di evitare ogni possibile manomissione del dispositivo. In caso di problematiche software le responsabilità ricadono altresì sul produttore, il quale avrà l’onere di segnalare all’Agenzia delle Entrate i necessari interventi da svolgere:
Qualora l’aggiornamento del firmware riguardi aspetti fiscalmente non rilevanti (ad es. mero bug, miglioramento prestazioni, ecc.), non essendo necessaria un’istanza di variante, il produttore, prima di rendere disponibile la nuova versione del software, dovrà esclusivamente trasmettere all’Agenzia delle entrate, unitamente alla nuova versione del firmware firmato, una dichiarazione con assunzione di responsabilità circa le modifiche apportate al software.
Un progetto ideale per un registratore di cassa telematico deve giocoforza prevedere anche la corretta gestione di qualsivoglia problema possa venirsi a creare. Si va quindi dalla banale interruzione dell’energia elettrica, che andrà compensata con batterie tampone, fino ai guasti della memoria o altro ancora: ogni singolo caso è gestito con specifiche procedure, affinché i tecnici possano intervenire senza compromettere il profilo fiscale del modello e dell’esercente che ne sta facendo uso.
Ogni singolo modello va chiaramente certificato ed ogni certificazione ha la durata di 8 anni. A seguito di tale passaggio, l’Agenzia delle Entrate consegna un apposito QR Code che deve accompagnare la vita del Registratore Elettronico e che funge da ponte tra l’esercente e tutte le informazioni utili sul dispositivo in uso (tipo, modello, stato di attività).
Situazioni quali cessione del dispositivo, furto, malfunzionamento o altro ancora portano al cambiamento di stato, verificabile tramite il QR Code della certificazione.
DGFE
Elemento cruciale del modulo fiscale è il cosiddetto Dispositivo Giornale di Fondo Elettronico (DGFE): funzionalmente costituisce la memoria permanente di dettaglio, contenente i dati analitici di ogni singola operazione effettuata dal Registratore Telematico. In pratica è un giornale di bordo che memorizza tutte le attività compiute, dagli scontrini agli invii, e può servire per ricostruire l’intero funzionamento del registratore nel tempo.
Il DGFE assicura idonei livelli di garanzia fiscale e a tal fine è realizzato su idoneo mezzo fisico che garantisce l’inalterabilità dei dati registrati nelle normali condizioni di impiego, anche al di fuori del contesto del RT.
Dal punto di vista tecnico, il DGFE è una vera e propria Memory Card con apposite specifiche in termini di sicurezza: sono disponibili su Amazon con prezzi estremamente variabili ed anche in abbinata al corrispettivo registratore di cassa.