Se utilizzi spesso Microsoft Outlook per comunicare con colleghi, clienti o collaboratori, probabilmente ti capita di inviare la stessa email a più persone. Farlo ogni volta manualmente può diventare noioso e soprattutto una perdita di tempo. La soluzione? Creare un gruppo di contatti direttamente in Outlook, così puoi inviare un messaggio a più destinatari in un colpo solo.
In questa guida semplice e pratica ti spiego come creare un gruppo su Outlook, sia dalla versione desktop sia da quella Web. Troverai anche alcuni consigli per gestire al meglio i tuoi gruppi, modificarli o eliminarli quando non servono più.
Cos’è un gruppo in Outlook
Prima di iniziare, è utile chiarire una cosa: Outlook permette di creare due tipi principali di “gruppi”.
- Gruppi di contatti: una lista di persone a cui puoi inviare facilmente la stessa email.
- Gruppi Microsoft 365: spazi condivisi per collaborare, con calendario, file e conversazioni comuni.
In questa guida ci concentriamo sui gruppi di contatti, molto utili per chi vuole solo inviare email multiple in modo rapido.
Come creare un gruppo su Outlook (Windows)
La procedura su Windows è abbastanza semplice e richiede solo pochi secondi.
- Apri Outlook sul tuo PC.
- Clicca su “Persone” nel menu in basso a sinistra.
- In alto, seleziona “Nuovo gruppo di contatti”.
- Dai un nome al gruppo, ad esempio “Team Marketing”.
- Premi “Aggiungi membri” e inserisci le persone desiderate.
- Salva il gruppo cliccando su “Salva e chiudi”.
Da questo momento, quando scriverai una nuova email, ti basterà digitare il nome del gruppo per inviare il messaggio a tutti i membri.
Come creare un gruppo su Outlook Web
Se usi la versione online di Outlook, la procedura è altrettanto intuitiva.
- Accedi a Outlook.com con il tuo account Microsoft.
- Vai nella sezione “Persone”.
- Clicca su “Nuovo contatto”.
- Seleziona “Nuovo gruppo di contatti”.
- Inserisci il nome del gruppo e aggiungi gli indirizzi email desiderati.
- Conferma cliccando su “Crea”.
Anche qui, il gruppo sarà immediatamente disponibile quando invierai una nuova email.
Modificare un gruppo già creato
Può capitare di dover aggiungere o rimuovere persone dal gruppo. Ecco come fare.
- Apri Outlook e vai su “Persone”.
- Seleziona il gruppo dalla lista.
- Scegli “Modifica”.
- Aggiungi nuovi membri o rimuovi quelli che non servono più.
- Salva le modifiche.
Le modifiche saranno immediate, e il gruppo aggiornato potrà essere usato subito per inviare email.
Consigli per gestire al meglio i gruppi
- Usa nomi chiari e precisi per evitare confusione.
- Crea gruppi separati per progetti diversi.
- Aggiorna i membri quando cambiano ruoli o contatti.
- Rimuovi i gruppi che non utilizzi più per mantenere ordine.
La gestione dei gruppi è utile soprattutto nei contesti lavorativi in cui si inviano spesso comunicazioni simili a più persone. Una volta impostati, faranno risparmiare parecchio tempo.
Conclusione
Creare un gruppo su Outlook è una funzione semplice ma estremamente utile se lavori in team o gestisci spesso email destinate a più destinatari. Con pochi clic puoi automatizzare l’invio dei messaggi e mantenere tutto più organizzato. Prova a creare i tuoi primi gruppi e vedrai che la tua produttività migliorerà fin da subito.
