E quindi il primo passaggio fondamentale è accedere alla pagina principale di Gmail, scorrere verso lo sguardo verso il basso e cliccare dove c’è un esplicito riferimento alle percentuale di spazio utilizzato. In questo modo si ha accesso a una pagina di riepilogo dedicata allo spazio a disposizione e relativi dettagli. Da qui si può acquistare ulteriore spazio oppure cliccando su Libera Spazio ottenere una serie di suggerimenti su dove intervenire.
Cancellare le mail nel cestino e nello spam
Quando si cancella una mail in realtà il sistema attua semplicemente uno spostamento del documento dalla casella di arrivo al cestino. La promessa è di cancellare definitivamente e automaticamente la mail cestinata dopo 30 giorni. L’approccio è comodo perché si fa sempre in tempo a recuperare tutto, ma è pur vero che con grandi volumi di ricezione quotidiani si rischia di accumulare tanti GB di mail cestinate. Lo stesso vale per lo spam, che in alcuni casi può diventare anche più voluminoso. Insomma, volendo si possono anticipare i tempi e a metà mese magari intervenire direttamente su cestino e spam, selezionando tutto e infine cancellando.
Cancellare gli allegati giganti delle mail
Se intervenire su Cestino e Spam non ha sortito grandi effetti, la successiva mossa è quella di stanare gli allegati più grandi delle mail. Oppure magari semplicemente tutti gli allegati che incidono davvero sul computo finale. In pratica è sufficiente digitare nella stringa di ricerca di Gmail il testo: “has:attachment larger:15M”. Il risultato sarà un elenco di mail con allegati più grandi di 15 MB. Questo è solo un esempio poiché si può stabilire in autonomia il numero di MB che si desiderano come soglia minima di ricerca. Dopodiché sarà sufficiente selezionare le mail da cancellare.
Cancellare i file vecchi su Drive
Google Drive spesso viene sottovalutato sul fronte dello spazio occupato, eppure è un ricettacolo silenzioso di fogli di calcolo, pdf dimenticati, vecchi backup e altri file inutili. Cliccando nella colonna di sinistra, esattamente sulla voce Archiviazione, viene mostrato l’elenco dei file per ordine di grandezza. Già in questa fase possono essere individuati quelli da cancellare, selezionandoli e cliccando sul tasto cestino in alto. Oppure si possono consultare e decidere che farne. Un’altra possibilità è quella di usare la stringa di ricerca oppure i menu a tendina che consentono di razionalizzare i risultati in base il tipo di file, la data di modifica e la sorgente.
Cancellare foto pesanti su Google Foto
Gli utenti storici di Google Foto magari hanno dimenticato che fino a giugno 2021 su Google Foto si potevano caricare foto e video in alta qualità e di conseguenza dal notevole peso. Sarebbe il caso quindi di dare un’occhiata, magari cancellare o spostare i file più grandi, le foto fuori fuoco, i duplicati e i video più antichi senza senso. Da ricordare che Google Foto non dispone di una funzione integrata per eliminare automaticamente i doppioni, ma previene automaticamente questo rischio durante i caricamenti multipli di file identici.
Automatizzare: creare filtri ed etichette
La modalità più semplice per tenere sotto controllo i volumi di spazio occupato è di creare filtri automatici capaci di separare i vari tipi di mail e poi distribuirle in aree diverse. In modo che eventualmente le newsletter, le notifiche, gli sconti a tempo e altre tipologie una volta raggruppate agevolino gli interventi di cancellazione. Su Gmail di solito si gioca tutto con il sistema di etichette. È sufficiente ad accedere alle Impostazioni e poi Filtri e indirizzi bloccati. Poi cliccare su Crea un nuovo filtro e impostare ogni parametro, come ad esempio destinatario, oggetto, parole presenti nella mail, dimensione e altri parametri. Una volta creato il filtro si può assegnare un’etichetta colorata. E così nel tempo sarà sufficiente accedere ad alcune etichette per procedere a cancellazioni veloci.
L’ultima opzione è l’abbonamento
Google One è il servizio di abbonamento a pagamento che include spazio di archiviazione cloud esteso (da 100 GB a oltre 30 TB) per Google Drive, Gmail e Foto. La versione Basic costa 1,99 euro al mese e offre 100 GB complessivi. Per la Standard da 200 GB bisogna spendere 2,99 euro al mese, mentre a partire dalla Premium da 9,99 euro al mese, oltre a 2 TB di spazio vengono offerte funzionalità potenziate per tutto il pacchetto di Gemini. Dopodiché ci sono gli abbonamenti Google AI Plus, Pro e Ultra con soglie più alte e funzionalità ancora più avanzate, come ad esempio Gemini integrato su Gmail, Documenti, Presentazioni, Meet e Vids.
