Hai bisogno di inviare una comunicazione in via ufficiale e, a tal proposito, hai sentito parlare della possibilità di riuscirci, inviando semplicemente un’email tramite PEC, ma non sai se è davvero possibile farlo? È da tantissimo tempo che vorresti aprire una PEC ma hai sempre rimandato questa operazione, perché hai dei dubbi sul suo funzionamento? Non preoccuparti, sono qui per aiutarti.
Se questi sono alcuni tra gli interrogativi che ti stai ponendo, sarai felice di sapere che sei capitato proprio sulla guida giusta e al momento giusto. Nei prossimi capitoli di questo mio tutorial, infatti, ti parlerò nel dettaglio di tutto ciò che c’è da sapere relativamente alla posta elettronica certificata, in quanto risponderò a tutte le domande più frequenti relative alla PEC, spiegandoti cos’è e come funziona.
Detto ciò, se l’argomento di tuo interesse, ti invito a metterti seduto bello comodo e a prenderti giusto qualche minuto di tempo libero, in modo da poter leggere con la massima attenzione tutte le indicazioni e spiegazioni che sto per fornirti; vedrai che farai luce sul funzionamento della posta elettronica certificata. Arrivati a questo punto, direi che possiamo iniziare: ti auguro una buona lettura.
Indice
Che cos’è la PEC e come funziona
Dato che ti interessa conoscere nel dettaglio tutte le informazioni relative alla PEC, in particolar modo su cos’è e come funziona, ti invito a continuare a leggere con la massima attenzione i prossimi capitoli di questa mia guida, in quanto sto per spiegarti tutte le informazioni che ti servono, aiutandoti così a fare completamente luce sull’argomento.
A cosa serve la PEC e per chi è obbligatoria
La prima cosa che devi sapere relativamente alla PEC è che si tratta dell’acronimo utilizzato per denominare la Posta Elettronica Certificata, ossia un servizio di posta elettronica che si differenzia da quello tradizionale, come per esempio Gmail o Outlook, per la sua valenza legale.
A tal proposito, infatti, devi sapere che le email inviate tramite PEC verso un altro indirizzo di posta elettronica certificata hanno la stessa valenza legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Pertanto, la PEC si rivela uno strumento particolarmente utile per l’invio di comunicazioni ufficiali.
Detto ciò, devi anche sapere che, nonostante la sua indubbia utilità, possedere una PEC non è obbligatorio per tutti. Al momento attuale, infatti, soltanto le imprese, i professionisti iscritti a un ordine o a un collegio, le ditte individuali e le pubbliche amministrazioni sono obbligati a possedere un indirizzo di posta elettronica certificata.
I privati cittadini, invece, non devono obbligatoriamente possedere un indirizzo di posta elettronica certificata, anche se, come detto, l’utilizzo di questo strumento per l’invio di email certificate è senz’altro utile per snellire e semplificare la burocrazia legata alla necessità di recarsi fisicamente nell’ufficio postale, per inviare una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Come usare la PEC
Parlando, invece, dell’utilizzo tecnico della PEC, bisogna innanzitutto dire che, contrariamente a quelle che sono le credenze popolari, il funzionamento della posta elettronica certificata è simile a quello di qualsiasi altro servizio di Webmail.
Infatti, per utilizzare la PEC, non è necessario utilizzare alcun software particolare e non è nemmeno necessario l’utilizzo di particolari dispositivi hardware come chiavette USB o Smart Card. La maggior parte dei provider di posta elettronica certificata, infatti, permettono di accedere alla PEC tramite l’apposito servizio di Webmail, in modo tale che le email possano essere inviate e/o ricevute direttamente da Web.
In alternativa, per usare la PEC da computer è possibile configurare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata in un client di posta elettronica come per esempio Thundebird, Outlook o Mail, utilizzando i protocolli POP e IMAP.
Oppure ancora, nel caso in cui fosse necessario inviare una PEC da smartphone o tablet, è il più delle volte possibile farlo, dato che i provider PEC mettono solitamente a disposizione anche un’apposita applicazione per Android e iOS.
Come funziona la PEC
La PEC è facile da utilizzare anche a livello pratico dato che il suo funzionamento non è particolarmente differente da quello di un servizio di email tradizionale.
Per utilizzare la PEC, basta quindi collegarsi all’apposito sito Web o avviare l’apposita applicazione per Android e iOS. Dopodiché, come per inviare una email tradizionale, bisogna premere su pulsante che serve per inviare un nuovo messaggio, in modo da poter compilare i campi di testo relativi a destinatario (A), oggetto e testo del messaggio. Fatto ciò, per inviare l’email, basta premere su pulsante di invio.
Ciò che però differenzia la PEC da un servizio di email tradizionale, è il suo sistema di ricezione e di invio di email certificate. Dopo aver inviato una email a un indirizzo PEC, infatti, si riceveranno automaticamente due notifiche. La prima, denominata notifica di accettazione, attesta l’avvenuta spedizione dell’email al destinatario. La seconda notifica, invece, denominata notifica di consegna, certifica che l’email è stata recapitata al destinatario.
Tale sistema di notifiche rappresenta, quindi, il cuore del funzionamento della PEC, un sistema che, però, lavora in maniera del tutto automatica, senza che sia necessario alcun intervento da parte dell’utente.
Come avere una PEC gratuita
Uno tra i dubbi più frequenti relativi alla PEC è quello che riguarda la possibilità di ottenerne una gratuitamente. A tal proposito, devi sapere che ciò non è propriamente possibile in quanto, ad oggi, non vi è la possibilità di ottenere una PEC gratuita in maniera illimitata.
In passato, era disponibile il servizio Posta Certificat@ che permetteva di ottenere un indirizzo PEC gratuitamente, per poter inviare email certificate agli enti della pubblica amministrazione.
A tal proposito, però, devi sapere che tale offerta non è più disponibile dal 2014 e pertanto, ad oggi, le uniche possibilità per ottenere un indirizzo PEC gratuitamente sono quelle messe a disposizione da alcuni provider che offrono però soltanto dei periodi di prova gratuiti e temporalmente limitati.
Un esempio, infatti, è quello rappresentato dalla PEC di Legalmail che permette di attivare gratuitamente per 6 mesi una casella PEC da 8 GB di spazio con archivi di sicurezza e backup, notifiche SMS, offrendo anche la possibilità di utilizzare il servizio da smartphone e tablet, tramite l’apposita applicazione per Android e iOS/iPadOS.
A parte alcune eccezioni come quella appena descritta, però, la maggior parte dei provider PEC non dispone di un periodo di prova gratuito. Pertanto, per poter avere una PEC è necessario sottoscrivere obbligatoriamente un abbonamento mensile o annuale, sebbene i costi siano comunque contenuti intorno a una cifra che va dai circa 5/10 euro all’anno. A tal proposito, nel prossimo capitolo troverai maggiori informazioni al riguardo.
Come acquistare una PEC
Dato che, come detto, per ottenere una PEC è necessario sottoscrivere un abbonamento, vediamo, insieme, alcune delle principali offerte di posta elettronica certificata messe a disposizione dai più famosi provider. Per maggiori informazioni sulle offerte PEC ti consiglio, inoltre, di leggere la mia guida di approfondimento dedicata all’argomento.
- Poste Italiane: la PEC di Poste italiane pensata per i privati costa 5,50 € all’anno+IVA ed è pensata per chi ne fa un utilizzo saltuario, dato che mette a disposizione uno spazio di archiviazione soltanto da 100 MB con un numero massimo di 200 rinvii giornalieri. Per gli utenti business, invece, è possibile ottenere caselle PEC da 1 GB, ma resta invariato il numero massimo di invii giornalieri di email.
- Aruba: la nota azienda di hosting mette a disposizione una casella PEC da 1 GB di spazio al prezzo minimo di 5€+IVA/anno. Per avere maggiore spazio di archiviazione, i prezzi passano a 25 €+ IVA/anno (2GB) e 40€+IVA/anno (8GB).
- Legailmail: un’altra offerta da prendere in considerazione è quella di Legailmail, dato che mette a disposizione tre piani PEC per caselle da 5 GB (25 €+IVA/anno), 8 GB (39€+IVA/anno) e 15 GB (75€+IVA/anno). Il piano da 8 GB, denominato Silver si può attivare gratuitamente per sei mesi.
- Libero: le offerte comprendono il piano Family PEC da 1GB di spazio al costo di 14,99€ e PEC Unlimited con spazio illimitato al costo di 30€+IVA/anno.
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