Hai finalmente concluso il tuo percorso di studi in economia e, ansioso di iniziare a praticare la professione per la quale ti sei tanto preparato, vorresti iniziare a muovere fin da subito i primi passi nel mondo del lavoro e imparare, in autonomia, a realizzare una busta paga. Il problema, però, è che proprio non hai idea dei programmi da utilizzare per lo scopo, pertanto vorresti qualche informazione in più sull’argomento.
Se le cose stanno in questo modo, sappi che ti trovi nel posto giusto, al momento giusto! Nel corso di questo tutorial, infatti, avrò cura di elencarti una serie di programmi per buste paga, alcuni gratuiti, altri a pagamento, che possano aiutarti a gestire il libro paga dell’azienda per la quale gestisci (o gestirai) la contabilità e a realizzare in modo semplice i cedolini di pagamento dedicati ai dipendenti.
Dunque, senza attendere oltre, mettiti bello comodo e leggi con attenzione tutto quanto ho da spiegarti sull’argomento: ti garantisco che, al termine della lettura di questa guida, avrai le idee piuttosto chiare sul da farsi. Detto ciò, non mi resta altro da fare, se non augurarti buona lettura e buon lavoro!
Indice
Informazioni preliminari
Prima ancora di entrare nel vivo di questa guida e di mostrarti alcuni dei migliori programmi per buste paga attualmente disponibili in Rete, lascia che ti fornisca qualche informazione in più riguardo quest’argomento.
Come puoi facilmente immaginare, elaborare una busta paga non è di certo facile: bisogna, infatti, partire dalla retribuzione lorda (il totale lordo spettante all’impiegato, in base alla categoria del contratto lavorativo in essere e ai giorni paga, sommato poi ad eventuali ferie pagate, bonus, premi e così via), per poi specificare le imposte INPS e IRPEF, le addizionali regionali/comunali, le detrazioni da lavoro dipendente e, infine, la retribuzione netta spettante all’impiegato.
Per poter effettuare questo lavoro, si utilizzano degli appositi software a pagamento per l’elaborazione di buste paga, cedolini e altri moduli di questo tipo. Utilizzare software del genere non è sempre facilissimo, inoltre richiede una certa preparazione in ambito fiscale.
Sebbene siano merce rara, esistono alcuni programmi gratuiti (o quasi) in grado di portare a termine quest’operazione in poco tempo. Ma non è tutto rose e fiori: utilizzare programmi di questo tipo non è impresa molto facile, specie perché, per poter elaborare un cedolino, è indispensabile specificare tutti i dati relativi all’azienda, ai dipendenti e alle categorie di contratto in essere. Oltretutto, le soluzioni gratuite non sempre consentono di effettuare controlli formali di correttezza, pertanto l’errore è sempre dietro l’angolo (insieme con il pagamento di sanzioni e penali future!).
Per questi motivi, ti consiglio di valutare attentamente l’utilizzo di una soluzione fai-da-te, specie se non sei molto pratico del settore, e di lasciarti guidare, se necessario, da chi ha più esperienza in merito o dal team di professionisti messo a disposizione dal servizio che sceglierai.
Programmi per buste paga gratis
Fatte le dovute precisazioni e raccomandazioni di cui sopra, è arrivato il momento di passare alla pratica e di mostrarti, nel concreto, alcuni dei programmi per busta paga gratis attualmente disponibili in Rete. Come già accennato in precedenza, soluzioni del genere non sono d’immediato utilizzo: con un po’ di pratica, però, potresti arrivare a ottenere il risultato sperato in poco tempo. In bocca al lupo!
Paghe Open (Windows/macOS/Linux)
Uno dei migliori programmi dedicati alla gestione di aziende, impiegati e situazioni contrattuali, che consente di generare buste paga in formato PDF nel giro di un paio di clic, è Paghe Open, un software open source disponibile per Windows, macOS e Linux.
Prima ancora di procedere con il download del programma, accertati che sul PC da te in uso sia installato il software Java, indispensabile per la corretta esecuzione di Paghe Open; in caso contrario, puoi rimediare seguendo i passaggi che ti ho suggerito nella mia guida su come installare Java.
Ora, collegati al sito Web del programma, clicca sul pulsante Download e poi sul bottone più adatto al sistema operativo da te in uso. In seguito, se desideri iscriverti alla newsletter di Paghe Open, inserisci il tuo indirizzo di posta elettronica nel campo che ti viene proposto e clicca sul pulsante Continua; altrimenti, seleziona il link Continua senza iscrizione e attendi che il pacchetto d’installazione del programma venga completamente scaricato sul computer.
A download ultimato, avvia il file ottenuto in precedenza e, se usi Windows, avvia l’installazione del software premendo i pulsanti Sì e Avanti. Accetta dunque le condizioni di licenza del software, apponendo il segno di spunta accanto all’apposita voce, premi il pulsante Avanti per quattro volte consecutive e concludi il setup del programma, cliccando sui bottoni Installa, Avanti e Fine.
Se, invece, utilizzi macOS, le cose si complicano leggermente: prima di procedere con l’installazione vera e propria del programma, devi installare “manualmente” un gestore di database (in questo caso FireBird), generare le tabelle necessarie al suo corretto funzionamento e, infine, installare Java. Se non sai come procedere, fai così.
- Clicca sul pulsante Firebird XX (OSX 10.6 o superiore) situato nella pagina di download dedicata al Mac e clicca sul pulsante Consenti, per ottenere il pacchetto d’installazione del programma. A download completato, recati nella cartella Download del Mac, fai clic destro sul file .pkg ottenuto in precedenza e clicca per due volte consecutive su Apri, per bypassare le limitazioni imposte da macOS. Per avviare il setup, premi sul pulsante Continua per due volte consecutive, poi su Accetta e Installa e, quando richiesto, inserisci la password di amministrazione del Mac. Concludi il tutto cliccando sui pulsanti Chiudi e Sposta.
- Scarica il file tabelle 01.99 premendo sull’omonimo bottone situato nella pagina di download di Paghe Open per Mac ed estraile in una cartella a piacere (che devi ricordare, in quanto ti servirà in seguito).
- A questo punto, clicca sul pulsante Paghe Open 01.99, situato nella pagina di download di Paghe Open per Mac, in modo da scaricare l’archivio contenente il programma vero e proprio, che devi poi estrarre in una cartella a piacere.
Una volta conclusa l’installazione del software (e dei requisiti necessari, nel caso di macOS), avvialo dal menu Start di Windows; su Mac, invece, devi aprire il Terminale dalla cartella Altro del Launchpad e impartire i seguenti comandi.
cd cartellaDiPagheOpen
sudo sh getdown-macos.sh
Se tutto è andato per il verso giusto, il programma dovrebbe aggiornarsi automaticamente e mostrarti la sua schermata iniziale. Su Mac, configura quest’ultima come segue.
- Clicca sulla scheda Dbms, collocata in alto.
- Apponi il segno di spunta accanto alla casella Usa valori di default, situata nel riquadro Credenziali.
- Apponi il segno di spunta accanto alla voce Locale, situata nel riquadro Collegamento.
- Inserisci nel campo di testo Percorso Fdb il percorso della cartella in cui hai precedentemente scompattato i database di Firebird.
Superato anche questo step, clicca sul pulsante Accedi, per avviare il programma. Chiaramente, il suo funzionamento varia in base al tipo di azienda che gestisci (o della quale ti occupi a livello commerciale): l’interfaccia è abbastanza intuitiva ed è suddivisa in schede e pulsanti, che consentono di accedere rapidamente alle varie funzionalità del programma.
In linea di massima, devi utilizzare la sezione Anagrafica (a sinistra) per aggiungere la Persona Giuridica relativa all’azienda insieme con i dati dei dipendenti (Persone fisiche), completando i moduli proposti con le informazioni richieste. Successivamente, devi dichiarare la sede dell’azienda, il titolare del trattamento dati e i dettagli relativi alle categorie contrattuali utilizzate.
Per ciascun dipendente, devi configurare un nuovo rapporto di lavoro e specificare i dettagli relativi al contratto in essere, insieme con gli orari di lavoro e le eventuali norme fiscali vigenti nella sede legale della tua attività. Una volta configurato il tutto, puoi generare i cedolini relativi alle buste paga dei dipendenti recandoti nella scheda Buste paga, situata a destra.
Paghe GB Web (Windows)
Un altro ottimo programma dedicato alla gestione del personale e alla realizzazione di buste paga è Paghe GB Web, un software made in Italy completamente dedicato allo scopo. Sebbene il programma sia disponibile previo acquisto di licenza commerciale, è possibile testarne le sue funzionalità, in forma del tutto gratuita, attivando una licenza temporanea della durata di 15 giorni.
Se ti interessa provare il programma, collegati al suo sito Internet principale, clicca sul pulsante Scarica collocato in alto, compila il modulo proposto con le informazioni richieste (Tipo di attività, Nome o ragione sociale, persona da contattare, numero di telefono, email e provincia), apponi il segno di spunta accanto alla voce Ho letto l’informativa sul trattamento dei miei dati personali e clicca sul pulsante Scarica il software, per ricevere l’email contenente i dati della licenza temporanea, insieme con il link per il download del programma (che dovrai avviare tramite il messaggio di posta elettronica ricevuto nel frattempo).
A download ultimato, avvia il file .exe ottenuto in precedenza e clicca sui pulsanti Sì, Avanti e Chiudi per completare l’estrazione dei file d’installazione e avviare il processo di setup vero e proprio.
Giunto alla schermata iniziale del programma, inserisci la licenza e il codice di attivazione che ti sono stati inviati tramite email, clicca sul pulsante Prosegui e attendi che i file necessari all’installazione del programma vengano scaricati sul computer (potrebbero volerci alcuni minuti, in base alla velocità del collegamento a Internet). Se richiesto, clicca sul pulsante OK per installare il client Microsoft SQL.
Anche in questo caso, prima di poter elaborare le buste paga, è necessario configurare all’interno del programma i parametri indispensabili per il suo corretto funzionamento: anagrafica di azienda e dipendenti, dettagli dei contratti in essere, utenti attivi e così via, avvalendoti dei pulsanti presenti sull’interfaccia del programma.
Una volta inserite le informazioni necessarie, puoi accedere rapidamente alla console di gestione fiscale dell’azienda cliccando sul pulsante Console.
Nota: per generare le buste paga è necessario agire tramite il portale Web di Paghe GBWeb, accessibile pigiando sul pulsante Console e poi su Console Web. Per accedervi, è necessario inserire codice cliente, username e password ricevuti tramite email all’atto dell’attivazione di nuova licenza commerciale.
Altri programmi per busta paga
Se i programmi di cui ti ho parlato non sono riusciti a soddisfare le tue esigenze, ti consiglio di dare un’occhiata a soluzioni commerciali alternative, ampiamente personalizzabili in base all’utilizzo che bisogna farne.
- Paghe Web Zucchetti – è il programma buste paga Zucchetti ufficiale. Esso permette di automatizzare il calcolo dello stipendio in base a una serie di parametri generici, prevede l’aggiornamento automatico delle normative contrattuali CCNL e delle tabelle contributive, la gestione telematica integrata degli adempimenti e molto altro.
- eBridge Lavoro – si tratta del programma buste paga Buffetti ufficiale. È un software di amministrazione del personale a tutto tondo, il quale consente, tra le altre cose, di generare automaticamente file telematici per le comunicazioni agli enti competenti, di gestire orari, fogli presenze ed elaborazione delle buste paga, di tenere traccia dei costi del personale (anche con proiezioni future) e molto altro.
- Strike Paghe – si tratta di un software modulare dedicato alla gestione completa del personale e dei relativi costi. Strike può essere provato gratuitamente per un periodo di 30 giorni.
Programmi per buste paga on line
Allo stato attuale delle cose, non esistono dei veri e propri programmi per buste paga on line, fatta eccezione per i servizi cloud messi a disposizione dalle agenzie di consulenza del lavoro: servizi di questo tipo consentono, in base alle informazioni rilasciate periodicamente dall’imprenditore, di consultare la documentazione aziendale relativa al personale (spese, scadenze, moduli e così via) e di generare, su richiesta, documenti di vario tipo, quali buste paga, lettere di richiamo, documenti per congedi straordinari, permessi, licenziamenti e così via.
Personalmente, non mi sento di consigliarti un servizio anziché un altro, poiché i costi e le caratteristiche offerte da ciascuna società di consulenza del lavoro possono differire notevolmente tra loro. Per questo motivo, ti invito a cercare su Google informazioni specifiche in merito (utilizzando una chiave come servizi buste paga online) e di contattare lo staff tecnico del portale da te scelto, così da poter ricevere delucidazioni su costi e servizi, prima ancora di sottoscrivere qualsivoglia tipologia di abbonamento.